Kurumun faaliyetleri sonucu oluşan her türlü bilgi ve belgeyi toplar, değerlendirir ve saklar.
Envanter çalışması yapar.
ISO standartları çerçevesinde kuruma en uygun arşiv sistemini belirler.
Birimlerde evraklar daha üretim aşamasında iken müdahale ederek evrakların düzgün bir şekilde tanımlanmasını sağlar.
Evrakların birimlerde ve arşivde saklama sürelerini tespit eder.
Evrakların birimlerden sonra arşive inmesi gerekli olanları, birim görevlisi ile birlikte arşive devredilmesini ve bu devirlerin düzenli olarak yürütülmesini sağlar.
Arşive inen evrakları uygun şartlarda ve önceden belirlenen saklama kriterlerine göre arşivler.
Arşive inen evraklar için erişim sistemini kurarak arşivden faydalanılmasını sağlar.
Arşivden belge ve bilgi taleplerini en kısa sürede doğru bir şekilde karşılar.
Evrakların ödünç işlemlerini ve takibini yapar.
Evrakları fiziki olarak neme, ısıya, yangına ve çeşitli zararlı unsurlara karşı koruyacak tedbirleri alır.
Arşivde saklama süresi dolan evrakların imhası için birim yetkililerinden onay alınarak güvenli bir şekilde imha edilmesini sağlar.
Gerekli görüldüğü taktirde ilgili kişilere eğitim verir.
İhtiyaç duyulduğunda stajyer alınmasını sağlar.
Mesleki alanda meydana gelen her türlü teknolojik ve bilimsel gelişmeleri takip eder ve bu gelişmeleri kuruma uyarlar.
Envanter çalışması sonucunda listelenen tüm evrakların elektronik ortama aktarılması ve intranet aracılığıyla kuruma açılmasını sağlar.
Arşivlerin temizliğini yaptırarak hijyenik bir ortam oluşturur.
Satınalma Sorumlulukları
Banka talimat ve prosedürlerine uygun olarak ilgili evrakları düzenler ve satınalma işlemlerini Satın Alma Prosedürüne uygun olarak Bölüm Yöneticisi ile birlikte yürütür.
Toplam Kalite Yönetimindeki Sorumlulukları
Yapılan işlemlerin iyileştirilmesi amacıyla gerektiğinde önerileri ile işlem akışına revizyon taleplerinde bulunur.
Toplam kalite hedefine ulaşmak için, organizasyonda üretilen tüm doküman ve verileri kontrol altına alır ve bu kontrolün sağlanabilmesi için işlemlerin yürütülmesini açıklayan prosedürler oluşturur.
Kurum ile ilgili kalite kayıtlarını tanımlar, toplar, tasnif yapar; ulaşılmasını (dosya listeleri), dosyalanmasını ve muhafazasını sağlar; bakımını yapar, kullanılmasını sağlar; saklama sürelerinin belirlenmesi ve kaydedilmesini (saklama planı)ile depolanması (ara depo ve arşiv)ve elden çıkarılmasını (ayıklama ve imha) sağlar.
0 yorum:
Yorum Gönder