GÖREV ADI
Sekreter
GÖREV KAPSAMI
İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığı’nın idari sekretarya işlerini gerekli düzen içerisinde yürütmek görev kapsamındadır.
GÖREV DETAYI
Bağlı bulunduğu birimin iç ve dış görüşmelerini düzenleyerek, yetkililerle yapılması gerekli görülen (kişi veya grupların) görüşmelerini, makamın zaman ve iş durumlarını da dikkate alarak planlamak, emre göre görüşmeleri yürütmek
Yöneticinin yazılı ve sözlü direktiflerinin ilgili kişi ve birimlere iletilmesini sağlamak
Büro makinelerini kullanmak
Telefon görüşmelerini idare etmek
Gelen faksları gelen bölüm / kişilere iletmek, gidecek olanları da ilgili yerlere göndermek
Personelin sicil kayıtları ve dosyalarını düzenli bir şekilde tutmak, personel ile ilgili olayları zamanında sicil kayıtlarına geçirmek, dosyalamak, gerektiğinde ilgililere bilgi vermek
İmza ve havale edilen yazı ve dosyalan ilgili birim ve kişilere göndererek izlemek, gerekli olanların giriş-çıkış kayıtlarını tutmak, arşivlemek
Gelen ve giden kargoların işlemlerini ve takibini yapmak ve ilgili birimlere gerekli bilgileri vermek, gerektiğinde kargoların durum bilgisini kontrol etmek
Yöneticinin kırtasiye, demirbaş, temizlik v.b. büro hizmetlerinin yapılmasını sağlamak
Kullandığı ve sorumluluğunda olan cihazların bakımından sorumlu olmak, gerektiğinde aksaklığın giderilmesini temin etmek
Amirlerince verilecek benzer görevleri yapmak
Görevi ile ilgili süreçleri Adnan Menderes Üniversitesi Kalite Politikası ve Kalite Yönetim Sistemi çerçevesinde, kalite hedefleri ve prosedürlerine uygun olarak yürütmek.
GÖREVDE ARANAN NİTELİKLER
657 sayılı Devlet Memurları Kanununa göre atanmış olmak (yeterli personel olmadığı durumda sözleşmeli / geçici personel çalıştırılabilir)
En az Lise mezunu olmak
Büro yönetimi / sekreterlik konularında bilgi, deneyim ve /veya sertifikasyon sahibi olmak
SORUMLULUK
İdari ve Mali İşler Daire Başkanı’na birinci derecede ve diğer Şube Müdürlüklerine karşı sorumludur.
0 yorum:
Yorum Gönder